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viernes, 4 de mayo de 2012

Resumen Unidad No 2

RESUMEN UNIDAD No 2
ENFOQUES CONTEMPORANEOS MODERNOS Y POSMODERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN
En esta unidad conocemos las diferentes escuelas contemporáneas de la administración y sus tratadistas.
·         Escuela humanística
·         Escuela estructuralista
·         Escuela behaviorista o del comportamiento administrativo
·         Escuela de sistemas
·         Escuela de administración por objetivos
·         Escuela matemática
Estas escuelas o enfoques florecen a partir de investigaciones posteriores a las ya tratadas y reconocidas “teorías clásicas”
Aparte de las escuelas también contamos en esta unidad con algunos enfoques, herramientas, técnicas o paradigmas de la administración moderna.
Para finalizar la unidad conoceremos las funciones del administrador.
Escuela humanística de la administración
Se caracteriza esta Escuela por la importancia que da al factor humano en la administración.
El estudio del hombre, de sus motivaciones, sus necesidades y sus expectativas sociales originó la teoría de las Relaciones Humanas. Esta teoría postula que el elemento humano es lo más importante en la empresa.
La escuela Humanística comienza con estudios e investigaciones realizadas por sicólogos. A partir de esto se inicia el estudio de una nueva ciencia: la psicología del trabajo, llamada también Psicología Industrial.
La Administración Científica centró su enfoque en la organización racional del trabajo, y la Psicología industrial en el comportamiento del trabajador.
La investigación en el campo de la Psicología industrial comenzó primero por averiguar, cómo podría seleccionarse científicamente el trabajador y qué métodos deberían emplearse para lograr de él un trabajo eficiente. En procura de tal objetivo se aplicaron técnicas que dieron origen a un sistema de administración más refinado.  Estas técnicas comprenden procesos de administración de personal como los siguientes:
·         Reclutamiento y selección.
·         Orientación y capacitación.
·         Fisiología del trabajo.
·         Estudio y prevención de accidentes.
·         Estudio sobre la fatiga.
La Psicología industrial se enriquece entonces, enfocando la atención hacia la persona del trabajador, la personalidad de los jefes y la manera de dirigir y de ejercer la autoridad;
La Escuela humanística ha logrado desarrollos importantes pero ha sido objeto de críticas y dudas sobre su eficacia como lo ha sido también la Escuela de la Administración Científica.
Principales exponentes de la escuela humanística y sus teorías.
Ordway Tead
Demuestra que además de la organización racionalizada del trabajo, hay aspectos que deben preocupar a las empresas como por ejemplo, las ambiciones y los temores de los operarios.
Tead afirma también que la administración es ante todo un arte, y que el administrador debe ser un maestro, una especie de educador, que partiendo del conocimiento de la naturaleza humana, logre la colaboración de los trabajadores, elemento indispensable en esta época altamente industrializada
En su obra, The Art of Leadership, sugiere que cada jefe debe ser un líder, un agente moral y un símbolo de la democracia en cada organización y no oculta su aspiración de que en las empresas se trabaje en forma participativa y no autoritaria.
Mary Parker Follet
Destacó que la administración de empresas es la actividad más dinámica de la sociedad occidental.
Se deben aportes muy significativos a la teoría de las relaciones humanas, en especial en lo que se refiere al enfoque psicológico de la administración pues la psicología administrativa debe servir para conciliar a los individuos con la organización.
Formuló también una serie de principios y postulados como los que se describen a continuación:
Principio de contacto directo
Explicaba que en una empresa se puede lograr mejor coordinación mediante relaciones directas entre las personas que configuran el grupo de trabajo, traducidas en comunicaciones que fluyen ampliamente entre los miembros del grupo.
 Afirmaba, además, que si un jefe hace participar a las personas en el proceso de planeación, logra mayores y mejores resultados que si les entrega los planes ya terminados.
Principio de relaciones recíprocas
La labor que uno de los miembros del grupo realiza incide recíprocamente, en el trabajo de los demás o constituye una parte del trabajo de otro.
Principio de la Ley de la situación
Una persona no debe dar órdenes a otra sino que ambas deben estar de acuerdo en buscar la forma de resolver el problema o de ejecutar lo que hay que hacer.
Principio del control sobre los hechos
A medida que se perfecciona el proceso del trabajo, el control se hace menos personal y se enfoca más hacia los resultados; es decir, sobre el grupo de las personas que lo están haciendo.
George Elton Mayo
La investigación tenía como objetivo determinar la relación que existía entre la intensidad de la iluminación y la eficiencia de los operarios.
Chester Barnard
Entre los principales planteamientos y aportes de Chester Barnard, pueden mencionarse los siguientes:
a) Los seres humanos no actúan aisladamente sino por interacciones con otros seres humanos.
b) En la interacción humana ambas partes se influyen mutuamente. Barnard llama esta interacción relaciones sociales.
c) La interacción humana surge de la necesidad que cada uno tiene de superar sus propias limitaciones; éstas son de carácter biológico, físico, psicológico y social.
d) Las limitaciones de los seres humanos los compelen a asociarse y a formar grupos sociales.
e) Los grupos sociales existen cuando se reúnen estas condiciones: objetivos comunes, deseo de cooperación e interacción entre las partes.


Escuela Estructuralista de la Administración
Tanto la Escuela Estructuralista como su teoría, enfocan su atención hacia la organización.

¿Qué es la organización?
Existen varias definiciones pero podemos decir, que organización es un conjunto de partes ordenadas para un fin determinado.

Aquí, nos referimos de manera especial a las organizaciones humanas, las cuales están integradas por individuos o grupos de individuos que persiguen unos fines determinados.

¿Qué tamaño tienen las organizaciones?
Pueden ser grandes, medianas o pequeñas. Hay organizaciones tan pequeñas que pueden estar formadas solamente por dos personas, cuando éstas se asocian para lograr un objetivo especial.

En la búsqueda de eficiencia organizacional trataron de establecer normas y principios valederos y de identificar las manifestaciones de su comportamiento.

Esta creencia se fundamenta en el hecho de que las organizaciones de cualquier naturaleza y magnitud, tienen elementos comunes:
·         Personas.
·         Objetivos.
·         Estructura ordenada al cumplimiento de funciones.
·         Contexto ambiental.
·         Sistema administrativo.

1) antecedentes de la escuela estructuralista
Fue James Burnham, profesor de filosofía en la Universidad de Nueva York, quien en 1941 publicó la obra, The Managerial Revolution, en la cual sostiene que la nueva clase dirigente del mundo está constituida por los administradores.

Un gerente, un administrador es la cabeza de una organización y el responsable de su éxito o fracaso.

Para dirigir una organización, decía, se requiere saber cómo es su estructura, cómo funciona y cómo interactúa con su medio ambiente.

Max Weber, sociólogo alemán, considerado cómo el más famoso de los autores que han influido en la formación de la teoría estructuralista, hace planteamientos como los siguientes:

La racionalización del trabajo humano es el factor que da origen a una estructura organizacional denominada burocracia. Todos los empleados públicos integran lo que se conoce comúnmente como burocracia pública. Todos los empleados vinculados a las empresas privadas conforman la burocracia privada.

Weber señala, además, que la organización por excelencia es la burocracia y quela sociedad es una gran burocracia integrada por la burocracia pública y la burocracia privada, distribuidas en un alto número de organizaciones que, en su estructura, tienen semejanzas o características comunes:

2) características de la burocracia
La burocracia, en la teoría de Max Weber, se caracteriza por:

·         Se rige por normas escritas
·         Funciona con base en la división del trabajo
·         Es jerarquizada
·         Busca la eficiencia mediante normas técnicas
·         La especialización y la profesionalización se hacen indispensables
·         Generalmente quien administra una empresa no es el dueño de la misma

3) estudio y análisis de las organizaciones
La Escuela Estructuralista sentó nuevas bases para el estudio de la  administración y dio origen a una metodología para la organización de las empresas:

Comprende en el estudio y el análisis de los factores comunes a toda institución o empresa los cuales deben ser estructurados según los propósitos particulares de cada una de ellas. El trabajo del experto administrador consiste en establecer las bases sobre las cuales funcionará la empresa o institución organizacional a su cargo.

·         Fijar los objetivos
·         Planificar el trabajo
·         Dividir el trabajo
·         Estructurar la autoridad
·         Estructurar y clasificar los cargos
Ejemplo:
Gerente General
Subgerente
Jefes de departamento
Jefe de sección
Ingeniero mecánico
Soldador
Electricista
Secretaria
Chofer, etc.
·      Estructurar el proceso de administración de personal
·      Determinar los métodos de control
·      Señalar los procedimientos de coordinación
·      Estructurar los métodos de dirección
4) el desarrollo organizacional
Como consecuencia de las teorías estructuralistas, se consideró que la Organización se comporta como un servicio, que evoluciona sometido a influencias o fuerzas externas, las cuales deben ser identificadas, analizadas y controladas.

Apareció entonces la Teoría del Desarrollo Organizacional que puede explicarse así:
Toda organización vive varias etapas:

1. Etapa de creación
"En la cual los fundadores o empresarios manejan y controlan procedimientos simples, en donde el grupo pionero interactúa intensamente sin mayor formalización.
2. Etapa de normalización
En la cual, debido al crecimiento, es necesaria una reglamentación precisa para el funcionamiento y coordinación.
3. Etapa de burocratización
En la cual al aumentar el personal, al ampliarse las operaciones y al especializarse las tareas se requiere una mayor sistematización, y el diseño de normas que guíen las acciones y el comportamiento de los individuos, mediante el establecimiento de procedimientos, jerarquización de la autoridad y descripción de cargos.
4. Etapa de crítica y auto análisis
En la cual los elementos innovadores y la confrontación con la competencia y el medio ambiente, sumados a las expectativas de las personas, exigen adaptaciones organizacionales y cambios estructurales

Escuela behaviorista o del comportamiento administrativo

Esta Escuela se caracteriza por afirmar que en un grupo humano vinculado por relaciones de trabajo, se puede distinguir un determinado comportamiento o conducta, influenciado por dos factores principales: el nivel cultural de las personas que forman el grupo y el estilo de dirección que reciben.

A mayor nivel cultural, son mayores las exigencias de las personas, es decir, se crean necesidades nuevas y más refinadas.

Para corroborar las afirmaciones anteriores se puede hacer referencia a la escala de necesidades postulada por el psicólogo y consultor industrial Abraham H.
Maslow, quien con base en sus investigaciones descubrió que para los integrantes de las clases altas, la necesidad puramente fisiológica son menos importantes que las necesidades sociales las cuales adquieren mayor jerarquía y prioridad en su rol social.

Maslow afirma que el hombre actúa e induce al grupo a luchar por la satisfacción
de las necesidades que siente o considera más importantes.

¿Qué importancia tiene estas aseveraciones en el trabajo de las empresas?
Es de suma importancia para el administrador, conocer qué es lo que motiva a las personas en el trabajo.

Douglas Mc. Gregor afirma que en las organizaciones se dan diversos estilos de dirección y destaca los dos más comunes:

1) El estilo tradicional de administración.
2) El estilo innovador de administración.

Para analizar el primero, expuso la teoría conocida como. Teoría X y para analizar el segundo, propuso la Teoría Y22.

En la Teoría X, el esfuerzo administrativo se enfoca hacia el logro de los objetivos de la organización, con la siguiente premisa: el hombre se mueve por incentivos puramente económicos.

La Teoría Y -en contraposición con la anterior-, se fundamenta en que existe una tendencia humana a innovar, a desarrollar el talento, a buscar realizaciones novedosas y a asumir mayores responsabilidades y niveles más altos de actuación.

¿Cuáles son las características del estilo dinámico - innovador?
Este estilo se distingue por su capacidad para:

·         Descentralizar y delegar funciones.
·         Enriquecer cada cargo con modalidades y métodos nuevos.
·         Dar participación en los procesos de toma de decisiones.
·         Dar oportunidad de auto-evaluación del desempeño.

Se puede resumir y concluir diciendo que la Escuela Behavíorísta considera que la motivación para el trabajo depende de dos factores fundamentales: el nivel cultural de los miembros de la organización y el estilo de dirección establecido.

Escuela de sistemas

Varios autores coinciden en definir un sistema como un conjunto de partes ordenadas de tal manera que todas contribuyan a lograr un determinado fin.
Observemos algunos tipos de sistemas:
1) clasificación de los sistemas
Los sistemas se clasifican desde diferentes puntos de vista:

a.    En razón de su dinamismo

 Estáticos
Son aquellos sistemas que no reaccionan ni se modifican con el influjo de su medio ambiente. Por ejemplo, una máquina.

 Dinámicos
Son aquellos que evolucionan constantemente debido a factores internos y externos como por ejemplo: la sociedad colombiana, una empresa, un club social, un animal, una planta.

 Homeostáticos
Reciben este nombre los sistemas que contienen en sí mismos y hasta cierto límite una capacidad de autorregulación, como por ejemplo, un reloj que funciona gracias a una batería.

b.    En razón de su dependencia

Sistemas dependientes
Son aquellos que funcionan dependiendo de otros y no tienen capacidad de funcionamiento por sí mismos. El motor de un carro, por ejemplo no funcionará sin el sistema eléctrico.

 Sistemas independientes
Son aquellos que tienen capacidad para regularse por sí mismos y además, pueden modificarse porque tienen libertad para decidir, como por ejemplo, el hombre.

Sistemas interdependientes
Son los sistemas que dependen el uno del otro. Las organizaciones administrativas y, en general, los sistemas sociales son interdependientes.

c.    En razón de su capacidad para comunicarse e interaccionar con el exterior

 Sistemas abiertos
Son aquellos que reciben amplia y variada información e interactúan con otros sistemas, por ejemplo, los organismos sociales.

Sistemas cerrados
Son aquellos que tienen una capacidad reducida para recibir información y para interactuar con su medio ambiente por ejemplo, una computadora.


d. Desde el punto de vista conceptual y empírico
La mayor dificultad para entender la teoría de sistemas consiste en no distinguir cuándo se habla de un sistema desde el punto de vista conceptual y cuándo se habla del mismo, desde el punto de vista empírico.


En razón de su naturaleza

Sistemas naturales
Son aquellos que existen sin intervención del hombre para formarlos. Cada organismo vivo por ejemplo, es un sistema natural único en sí mismo; el sistema solar también es un sistema natural.

Sistemas sociales
Reciben ésta denominación aquellos sistemas formados con la intervención del hombre. Las empresas, las instituciones públicas, los partidos políticos, los gremios, los sindicatos son sistemas hechos por el hombre.

Niveles de desarrollo de los sistemas
El tratadista Kenneth Boulding en la obra La Teoría General de Sistemas y la
Estructura Científica expuso su pensamiento sobre los niveles de desarrollo en los sistemas. Esta clasificación es práctica para efectos del análisis siempre y cuando se puedan conocer sus diferentes características.

Teoría de sistemas y la administración
Los tratadistas de la Escuela de sistemas señalan que la administración, puede considerarse como un sistema desde el punto de vista de la teoría y de la práctica.

Señalan también los sistematólogos que una entidad cualquiera, por ejemplo una tribu, un club social, una empresa o un plantel educativo configuran sistemas porque en ellos se pueden identificar como elementos constitutivos:

·         Un conjunto de partes organizadas.
·         Un órgano o centro rector.
·         Unas funciones que cada parte cumple en forma interrelacionada.
·         Unos fines propios.

Aplicaciones de la teoría de sistemas a la administración

1. Análisis de sistemas
La aplicación de la teoría de sistemas a la Administración, puede enfocarse tanto al desarrollo de la ciencia administrativa como a la práctica de la misma.


Los modelos:


1) Modelos a escala
Son simulaciones de objetos reales en proporción inferior o superior. Ejemplo: los planos de una casa, la maqueta de un edificio, el dibujo de una célula, etc.

2) Modelos analógicos
Son representaciones con las cuales se simula la estructura y funcionamiento del objeto representado, por ejemplo, cuando en un laboratorio, se hace correr agua de color por una tubería de vidrio para simular el sistema circulatorio.

3) Modelos matemáticos
Son aquellos que representan funciones y ecuaciones que deben realizarse para resolver un problema.

4) Modelos físicos
Se emplean para representar las funciones geométricas.
En el mundo actuarse utilizan los modelos en múltiples actividades especialmente para capacitación y enseñanza: carros simulados para enseñar a manejar; aviones simulados para entrenamiento de pilotos, etc.


Escuela de la administración por objetivos

Peter f. Drucker” famoso asesor de empresa, quien ha ejercido mucha influencia en el desarrollo de la moderna gerencia. Señala este autor que la administración por objetivos es un método mediante el cual el gerente, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones.

Las teorías de Peter F. Drucker han dado origen a investigaciones y estudios de otros autores que forman lo que se llama La Escuela de Administración por
Objetivos.
Esta escuela también se conoce con otros nombres:

·         Administración por resultados.
·         Administración por proyectos.
·         Administración por participación.
·         Administración por motivación.

b. áreas críticas de una empresa para la fijación de objetivos
Los autores de las teorías de Administración por objetivos señalan que en toda empresa existen áreas críticas o claves que merecen atención frecuente de los ejecutivos. Tales áreas son: políticas dé la empresa, área gerencial, área financiera, recursos humanos, desarrollo tecnológico, producción, publicidad, ventas, relaciones internas y externas, etc., por citar las más importantes.

Recordemos que la administración por objetivos es un método empleado por los directivos de empresas nacientes para formular los objetivos, y por los de empresas ya establecidas para fijar objetivos, que permitan estructurar su plan de acción para un determinado período.

Escuela matemática de la administración

La función principal de los administradores y de los gerentes o directivos es la de tomar decisiones.

Los resultados de una acción administrativa se pueden medir o cuantificar mediante el uso de las matemáticas, partiendo de datos conocidos. La lógica y el cálculo matemáticos se utilizan en la planeación y programación de las actividades y son base para la toma de decisiones.

La Escuela Matemática de la Administración está formada por un grupo de autores e investigadores entre los cuales se cuentan:

·         Herbert A. Simon
·         Igor H, Ansoff
·         Leonard Arnoff
·         West Churchman
·         Kenneth Boulding

Investigación operacional

Lo más destacado de esta Escuela de Administración es la aplicación de la matemática en investigación de operaciones

El desarrollo de una "operación" administrativa puede representarse mediante
"modelos" cuya construcción y análisis se hace mediante el método de investigación operacional.

Los modelos son en este caso, representaciones de sistemas administrativos los cuales se someten a una cuantificación matemática y a un proceso analítico mediante el cual se puede conocer por anticipado un resultado, partiendo de premisas conocidas y de estrategias ya acordadas.

La aplicación del método de investigación de operaciones tiene tres usos principales:


·         Conocer el comportamiento de los procesos administrativos.
·         Servir de base a la toma de decisiones.
·         Ayudar a la aplicación de métodos de control.

Las operaciones en: las cuales se utiliza más frecuentemente la investigación operacional son:

·         Almacenaje, distribución y manejo de materiales.
·         Organización de los transportes.
·         Cambios organizacionales.
·         Instalaciones industriales.
·         Productividad y eficiencia de las máquinas.
·         Investigación de mercados.
·         Distribución de funciones y delegación.

Aplicaciones matemáticas en la investigación operacional

La Escuela Matemática ha dado origen a varias técnicas de investigación científica aplicada al campo administrativo. Estas aplicaciones pueden referirse tanto a situaciones reales, como a simulaciones mediante modelos que tratan de cercarse en forma simplificada a una realidad de la empresa.

Estas técnicas de investigación operacional y de aplicaciones matemáticas se usan por ejemplo en:

1. La econometría administrativa
Se emplea en investigación de mercados o mercadotecnia y sirve para su cuantificación y análisis matemático

2. La programación administrativa
Envuelve problemas de tiempo, recursos, costos, transportes, aspectos todos que deben analizarse en forma interrelacionada para deducir las estrategias más adecuadas.

3. La teoría de colas
Se refiere al análisis de los puntos de espera en los procesos, es decir, las emoras en momentos críticos.

4. Las gráficas o grafos
Son diagramas que muestran una secuencia de operaciones en las cuales, por medio de barras y flechas se pueden representar los tiempos en que deben realizarse las operaciones, después de haber efectuado los cálculos matemáticos necesarios.

Las gráficas más conocidas son:

a. Las Gráficas de Gantt
b. Las Gráficas PERT
c. Las Gráficas C.P.M.

5. La teoría de los juegos
Es una técnica de simulación de operaciones en la cual puede haber varios individuos que asumen un papel, simulando una situación real en una empresa o negocio.

6. Las probabilidades
Son estimaciones que se hacen con base en datos conocidos y en la experiencia.
La mayoría de las decisiones envuelven ciertos riesgos.

En resumen, la Escuela Matemática de la Administración se caracteriza por las aplicaciones cuantitativas a las operaciones empresariales, mediante el análisis matemático de situaciones reales, o también mediante la elaboración de modelos que puedan equipararse en realidades operativas, con el fin de que su estudio pueda tener aplicaciones prácticas.


MEGA TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS.

CULTURA DE LA CALIDAD TOTAL (CCT)  Si la aplicamos a las organizaciones, es una filosofía administrativa que se basa en el concepto de mejoramiento continuo cuyo propósito es satisfacer a los clientes internos y externos de cualquier compañía.
LA REINGENIERÍA (RI) La Reingeniería es un reordenamiento radical de los procesos del negocio (estructura, tecnología, sistemas gerenciales, valores empresariales y otros) para alcanzar mejoras espectaculares en el desempeño de las empresas (costo, calidad, oportunidad y servicio) mediante la revisión fundamental de los mismos.
OBJETIVOS:
·         Modernizar una empresa en su conjunto o en un proceso, siempre en beneficio del cliente o consumidor.
·         Reducir tiempos en los procesos productivos o de servicios.
·         Cambiar algunos patrones de la cultura organizacional.
·         Tecnificar los procesos de selección y evaluación del personal.
·         Diseñar intensos programas de capacitación.
·         Mejorar los mecanismos de comunicación internos y externos.
·         Comprometer a toda la organización con la filosofía corporativa.
·         Manejar la resistencia al cambio.
EL OUTSOURCING (OS) Es un sistema de contratación de una compañía especializada para que procese sus datos, con el fin de ahorrar dinero a las empresas. Algunos expertos opinan que es la tendencia marcada desde la aparición de los computadores personales no solamente en los países desarrollados sino también en los en vía de desarrollo.
EL OUTPLACEMENT (OP) El outoplacement es un programa empresarial que ayuda a las personas despedidas y a sus familias a la ágil adaptación física y sicológica para conseguir un nuevo trabajo o para la creación de su propia unidad productora o comercializadora, generando incluso empleo, identificando sus oportunidades y fortalezas para que su salida sea más favorable para ambas partes.
EL EMPOWERMENT (EP)
Significa dejar actuar con responsabilidad, liderazgo y dando información oportuna decidiendo en el momento en que el cliente lo necesita.
Significa también delegar sin perder control, pero control de la situación no de la gente.

El empowerment busca que la empresa se base en la creatividad, auto motivación, compromiso y responsabilidad en la actuación diaria y en especial en la toma de decisiones rápidas y eficaces.
Las empresas que desean tener empowerment deben: desarrollar una visión compartida, promover valores claros y entendibles, diseñar adecuadamente los puestos de trabajo, crear sistemas de apoyo, establecer esquemas de comunicación abiertos, seleccionar cuidadosamente el personal, entrenar permanentemente sus empleados y confiar en ellos.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR:

1.    Definición de objetivos y de políticas empresariales

a. Determina objetivos amplios, en términos de resultados deseados.
b. Establece prioridades para cada objetivo.
c. Decide sobre ¡os métodos para alcanzar objetivos.
d. Establece el costo, los límites de cualidad y calidad y el tiempo dé los procesos.
e. Fija estrategias para la acción y decide sobre oportunidades para movilizar esfuerzos y recursos.


2.    Planificación y programación

a. Determina las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.
b. Fija prioridades para estas actividades.
c. Traduce estas actividades en programas específicos, tales como:

Ø  Asignación de volúmenes de trabajo por actividad, nivel, localidad, grupos de clientes o usuarios, unidades de la organización, etc.

Ø  Determinación de recursos disponibles en términos de tiempo, dinero, presupuesto, capacidades y habilidades disponibles.

Ø  Identificación a través de estudios e investigaciones, de factores o situaciones especiales que obran en favor o en contra del programa.

Ø  Preparación de un plan específico de operación dentro de un calendario en donde se especifiquen las fechas de iniciación, proceso y finalización de cada tarea en especial, y del proyecto general.


3.    Concepción y desarrollo de la organización

a.    Examina y analiza los procesos básicos de trabajo que deben llevarse a cabo por cada unidad de la organización.

b.    Desarrolla una estructura organizacional idónea para llevar a cabo los procesos y las líneas de producción.

c.     Determina las necesidades de personal para atender cada nivel y propone un plan para reclutamiento, selección y administración de personal.


4.    Diseño de procedimientos y de métodos

En cumplimiento de esta función, el administrador proyecta las rutinas, sistemas y procedimientos sustantivos para:

·         Distribución y frecuencia del trabajo.
·         Duración y control del trabajo.
·         Métodos específicos de trabajo.
·         Utilización de técnicas especiales.
·         Uso deformas, espacios, equipo, etc.

5. Financiamiento de la empresa

En cumplimiento de esta función, el administrador:

a.    Calcula los costos de personal, equipo, suministros y la necesidad de fondos para períodos específicos.
b.    Estima obligaciones tributarias.
c.    Estima los ingresos y elabora presupuestos.
d.     Procura la obtención de fondos según el calendario de utilización.
e.     Programa las inversiones, etc.

6. Dirección y administración de personal

En cumplimiento de esta función el administrador:

a. Define los puestos dé trabajo y el número requerido de personal.
b. Programa y fija prioridades de personal.
c. Recluta, selecciona, ubica e induce personal.
d. Capacita personal.

7. Información y comunicación

En cumplimiento de esta función, el administrador:

Determina el sistema de información que los varios niveles de la organización requiera para:

1) Evaluar la ejecución de las actividades.
2) Relacionar y proyectar los programas.
3) Conocer la situación de la contabilidad, el personal, la planta, los equipos, los elementos disponibles, etc.

Establece sistemas de medición de trabajo para producir los datos estadísticamente requeridos.

Desarrolla en lo posible, niveles de costos de producción y de calidad para verificar el trabajo individual.

Desarrolla un sistema de elaboración de informes para la alta gerencia.

Desarrolla un sistema de auditoria administrativa y contable.

Determina qué sistema de información se requiere para conocer el impacto del programa en la comunidad, y procurar la recolección y procesamiento de esa información.

Planifica la investigación necesaria para la retroalimentación en la planeación.

8. Compilación y análisis de la información

El administrador analiza la información suministrada a través del sistema de información y comunicación para la gestión gerencial a fin de conocer:

a. Si hay desviaciones del programa.
b. Si el grado de realización de las metas propuestas es satisfactorio.
c. Si se han cumplido los calendarios.
d. Si es necesario tomar alguna acción para corregir las fallas presentadas.

9. Ajuste y mejoramiento del programa de operaciones y del plan de objetivos

En cumplimiento dé ésta función, el administrador:

a. Revisa periódicamente la organización para introducir reformas.
b. Mejora las condiciones de personal.
c. Mejora la calidad y los métodos de supervisión.
d. Introduce mejoras en los procedimientos y métodos y altera, si es necesario, los objetivos de los programas y las actividades para concordarlos con factores externos.

10. Motivación a la organización

En cumplimiento de esta función, el administrador:

a. Mide las reacciones del personal frente a los objetivos y políticas de la organización.
b. Analiza las fuerzas externas y las condiciones que afectan las actitudes de la gente.
c. Interpreta y comunica cambios.
d. Explica situaciones e informa oportunamente a la gente.
e. Establece incentivos económicos y sociales.
f. Promueve, en doble vía, el flujo de experiencias y opiniones.
g. Promueve al personal dentro de un plan sistemático.
h. Desarrolla una participación responsable entre los trabajadores.

11. Atención de las relaciones externas

El administrador tiene que definir, atender y establecer una-red de relaciones que garanticen el equilibrio, conocimiento y buen nombre de su organización.

Dependiendo del tipo de la empresa y de su ubicación en el contexto social, político, económico, industrial, comercial, etc., las relaciones pueden ser con:

a. El legislador o congreso.
b. El Gobierno.
c. Las agencias relacionadas.
d. Las agencias clientes. e. Los usuarios.
f. Los proveedores.
g. El público en general.

12. Dirección de la empresa

Aunque esta función se ejerce de muy diversas maneras y en todas las actuaciones gerenciales, se debe resaltar la importancia de una metodología adecuada para poder ejercer una dirección apropiada. Esta metodología se relaciona con el arte de impartir: órdenes, instrucciones y reglas.












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